税金の豆知識
Q95 帳簿書類の「保存義務」は何年？
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事業を続けていくと・・どんどんたまってくる「帳簿書類」。
いつまで保管しとかないといけないの？って思ったことはありませんか？
税法上、「帳簿書類」の保存期限は、きちんと定められています。
ただし、「保存期限」は、法人と個人事業主で微妙に異なっています。
1. 帳簿書類って？
そもそも「帳簿書類」とは・・以下のことをいいます。
| 帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、 固定資産台帳、売上帳、仕入帳など |
|---|---|
| 書類 | ● 証憑類 （取引証拠となる書面で、請求書、領収書、納品書、見積書等） ● 決算書類 （貸借対照表・損益計算書等） ● その他 （契約書、注文書、領収書、棚卸表、預金通帳、小切手・手形帳控、 振込依頼書など） |
2. 法人の場合
（１） 原則的な保存期限
確定申告書の提出期限から７年間となります。
（例）
| 決算年度 | 確定申告書提出期限 | 帳簿保存期限 |
|---|---|---|
| 平成22年3月期 | 平成22年5月末 | 平成29年5月31日 |
（２） 例外
青色申告の場合は、以下の例外があります。（繰越欠損金の期限延長の影響）
● 平成20年4月1日以後に終了した事業年度に欠損金がある場合
⇒保存期間 9年間。
● 平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度
⇒保存期間 10年間
（例）
| 決算年度 | 確定申告書提出期限 | 帳簿保存期限 |
|---|---|---|
| 平成22年3月期が赤字の場合（青色申告） | 平成22年5月末 | 平成31年5月31日 |
帳簿保存期限の原則期間（7年間・平成29年5月まで）の間に、平成22年3月期に発生した繰越欠損金が「既に利用済」の場合は、原則どおり７年間の保存で構いません。
3. 個人事業主の場合
重要書類は7年間、その他の書類は5年間です。
青色申告、白色申告別にまとめると以下の通りです。
（2014年1月より、白色申告者についても、「帳簿の記帳」と「帳簿書類の保存が義務づけられています）
（１） 青色申告の場合
| 帳簿 （仕訳帳や総勘定元帳など） |
7年となります |
|---|---|
| 決算関係書類 （損益計算書、貸借対照表、棚卸表など） |
|
| 現金預金取引等の関係書類 （領収書、小切手帳、預金通帳、借用証など）（※） |
|
| その他の書類 （請求書・見積書、契約書、納品書、送り状など） |
5年となります |
（※）前々年分の所得が300万円以下の場合は5年
（２） 白色申告の場合
| 収入金額や必要経費が記載してある帳簿 | 7年となります |
|---|---|
| それ以外の帳簿・書類（領収書や請求書など）は５年間保存 | 5年となります |
4. 帳簿保存期間を守らなかった場合は？
保存期間を守らなかった場合・・どうなるんでしょうか？
影響の大きそうなところをまとめておきます。
（１） 消費税
消費税への影響が一番大きいと思います。消費税上、「仕入税額控除」の適用を受ける要件として、「帳簿書類の保存」が義務付けられています（簡易課税を除く）。
つまり、帳簿保存していない期間は、仕入税額控除が認められない可能性があります。
仮に仕入税額控除が認められない場合は・・・消費税の追徴額が恐ろしい額になってしまいます。正直かなり怖いです。
（２） 青色申告の取消
青色申告の要件として「帳簿書類の保存」が要件となります。したがって、帳簿保存されていない場合は、「青色申告」が取り消されます。
青色申告が取り消された場合の一番のデメリットは、「欠損金の繰越」が否認されることでしょうね。
過去に繰り越した欠損金を利用していた場合は、追徴される可能性があります。
（３） 各種恩典が受けられない
個人事業主では、各種の所得控除などが受けられない場合があるようです。
5. 帳簿保存方法は？
（１） 原則 紙保存
紙ベースでの保存が原則となります。
とはいっても・・実務上は、税務調査の際に「直近でまとめて打ち出す」場合も、必ずしも×とは言われないようですね。
ただし・・会計ソフトのバージョンアップがあった場合、過去の書類が開けなくなるケースがありますので、最低限のリスクヘッジとしてPDFでの保存をお勧めします。
（２） 例外 電子データ保存
一部の帳簿書類については、電子データ保存（サーバーやDVDなど）も認められます。紙に出力する必要がなくなりますので、管理コスト削減につながりますね。ただし、事前に税務署に「申請書」を提出する必要があります。
参照URL
（法人税法 帳簿書類等の保存期間及び保存方法）
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
（所得税法 記帳や帳簿等保存・青色申告）
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm
（消費税法 帳簿の記載事項と保存）
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6621.htm
